マーケティングプロのようなメールを書く方法

JOTFORM.COMで最初に公開された

電子メールが目新しかったことを覚えていますか?

あなたがジェネレーションZerなら、そうではないかもしれません。しかし、ミレニアル世代以上であれば、おそらくメールを受信することが楽しかった時間を思い出すでしょう。

電子メールとの関係は、過去数十年で劇的に変化しました。エイドリアンラフランスが大西洋で観察したように:

「1990年代には、AOLは喜んで「メールを受け取りました!」と発表しました。今日、Gmailは「新しいメールはありません!」

仮想メールボックスは負担になっており、多くの人にとって、毎日の不安の原因となっています。上流で泳ぐサケのように、私たちは受信トレイへの絶え間ない流れと戦います。

Slack、Hipchat、その他のメッセージングアプリの登場にもかかわらず、電子メールは依然としてビジネスの世界で最も普及しているコミュニケーション形式です。

実際、平均的な会社員は毎日105通のメールを送受信しています。私自身は、JotFormで毎日少なくとも100通、約50通のメールを送信しています。

McKinsey Global Instituteによると、メールのチェックと送信は、平均的な人の1週間の労働時間の約28%を占めます。これは、週40時間で11時間に相当します。これは、生産性に深刻な負担をかける可能性があります。

メールはどこにも行きません。そのため、現在と戦う代わりに、それをマスターする方法を見つけることができます。そして、メールマーケティング担当者よりも誰から学ぶべきか:簡潔で成功したメール作成に専念する専門家。

すべてのメールを3つの重要な部分に分け、それぞれに対処する方法を説明します。以下の手法を使用することにより、メールを完全に誓うことなく、個人とチームの生産性を向上させることができます。

しかし、最初に戻って、メールを送信するかどうかを検討しましょう。

送信するかどうか

それが問題です。または、「作成」をクリックする前に、少なくともそうする必要があります。

結局のところ、送信するメールのかなりの数は必要ありません。

デューク大学行動経済学者ダン・アリーリーは、「メッセージの約3分の1は、まったく見る必要があるという基準をクリアしておらず、受信の5分以内に読む必要があるのに十分なメールは10分の1だけである」私たち全員に電子メール通知を再考させるべき数字。

余分な電子メールを送信すると、良いことよりも大きな損害を与え、受信者の目には信頼性を損なう可能性さえあります。

以前に共有したように、私はInbox Zeroの大きな支持者です。そのために、無関係なメッセージや返信が不要なメッセージをアーカイブします。同時に、私は送信するすべてのメールについて誠実であることを心がけているため、同僚の受信トレイもいっぱいになりません。

暗黙の社会的契約があるはずです。あなたが私のものを尊重することに同意する場合、私はあなたの受信箱を尊重することに同意します。

新しいメールを作成する前に、別の形式のコミュニケーションが目的に合っているかどうかを検討してください。

たとえば、質問が予想される場合、電話をかけるのが最善の方法かもしれません。同じことが、個人的な問題にも当てはまります。電話は、コンピューター画面の後ろに隠れることと比較して、共感と理解を高める傾向があります

ミシガン大学のある研究では、70年代および80年代の学生と90年代および2000年代の学生を比較することで、アメリカの大学生72グループの共感を調査しました。研究者は、時間の経過とともに共感が大幅に減少することを発見しました。

「共感の低下の一因は、日常生活でのパーソナルテクノロジーとメディアの使用の増加であると推測します」と研究者は結論付けました。 「現実ではなく、オンラインで他の人とやり取りするのに多くの時間を費やすことで、共感などの対人関係のダイナミクスが確実に変更される可能性があります。」

要するに、デジタル通信は私たちの共感を減らします。

そのため、家族や医療の問題が発生した場合、会話をオフラインにする方が良いかもしれません。

深夜の油を燃やしていることを示す深夜のメール、不要な自己宣伝メール、または不必要にマネージャーをcc:ingするなど、あまりにも一般的なメールの偽造品に注意してください。

「cc:」はプロジェクトのステータスを管理者に通知する適切な方法ですが、過度に行うと同僚間の不信を引き起こす可能性があります。

少なくとも、ケンブリッジ大学のデビッドデクレマー教授は、オフィスのメールトラフィックに関する研究でそれを発見しました。

私たちが信じているかもしれないことに反して、マネージャーを絶えずコピーしても透明性は生まれません。代わりに、デクレマー教授は「恐怖と低い心理的安全性の文化」を構築すると述べています。

「同僚へのメールにスーパーバイザーを含める頻度が高いほど、同僚が感じる信頼性は低くなります。」

それが、透明性への取り組みが最終的に裏目に出るときです。

電子メールが必要であると判断した場合、考慮すべき3つの重要なポイントがあります。

成功したメールの3つの部分

1. CTA

マーケティング用語では、CTA、または行動を促すフレーズは、電子メールの最後の部分です。ここで、メール受信者に次に何をすべきかを伝えます。ここで登録し、今すぐ購入し、詳細を確認します。

「調査を受ける」CTAが記載されたアーティファクトの巧妙なメール

なぜ私が最後から始めているのか疑問に思うかもしれませんが、それはCTAがメールの最も重要な部分だからです。

メールマーケティング担当者は、人目を引く件名と優れたコンテンツを重視しています。しかし、最も重要な測定基準は「クリックスルー」率です。つまり、メールを受信した後に行動を起こす人の数です。そして、それはCTAの強さに依存します。

そのため、CTA、またはアクションアイテムから始めて、そこから後方に進む必要があります。

これを念頭に置いて、メールの最終目標を検討してください。返信を求めている場合でも、追加のアクションを要求している場合でも、希望する結果がはっきりとはっきりしていることを確認してください。そして、可能であれば、自由回答形式の質問ではなく提案を行います。

たとえば、次のように:

@Jan:いつ会えるか教えてください

試してください:

@Jan:木曜日の午前11時が有効かどうかを確認してください

または、さらに一歩:

@Jan:返信がない限り、木曜日の午前11時に部屋を予約します

フォーマットに関しては、CTAを目立たせるようにします。別の段落と太字のクリアフォントを使用します。

複数のアクションアイテムがある場合、それらを箇条書きで区切り、アクションアイテムをメールごとに2つに制限してください。追加のアクションアイテムについて新しいメールを送信します。

また、複数の受信者に対応している場合は、「@」を使用してアクションアイテムを別の人に送信します。

CTAに満足したら、強力なメール本文を作成します。

2.体

キャリアの専門家によると、長いメッセージを送信することは、仕事のメールを書く際に犯す最大の間違いであると言われています。

効果的なメールは簡単なメールです。さらに、すべてのメールの47%がモバイルデバイスで開かれるようになったため、簡潔さが求められています。

経験則(および受信者の疲れた目への礼儀)として、メールを150語以下に制限します。

その単語数の範囲内で作業できない場合は、別の形式のコミュニケーションの方が適切かどうかを検討するか、複数のメールを作成します。

メールマーケティングの専門家は、読者との個人的なつながりを築くことをお勧めします。結局のところ、すべての仕事用メールがリベットされるわけではありません。ただし、個人的なちらつきのような小さな「綿毛」を挿入して、信頼関係を構築し、コンピューター画面の反対側に人間がいることを読者に思い出させることができます。私たちはロボットがメッセージをやり取りするわけではありません。

同僚に月次レポートを生成するように依頼するとします。不誠実でなくても、個人的なタッチで要求を和らげることができます。

マイケル様、
金曜日のランチは本当に楽しかったです。お気に入りのラーメン店を見せてくれてありがとう。
月次売上レポートについて書いています。準備してください…

あなたはアイデアを得る。

人間の経験を少し挿入すると、ドライメールがより消化しやすくなります。

3.件名

最後になりますが、効果的な件名を作成してください。

電子メールマーケティングの世界では、購読者の50%が件名のみに基づいて電子メールを開いていることが調査により示されています。その行と名前は、受信者が受信トレイをスキャンするときに最初に表示される詳細です。

したがって、件名を後付けとして扱わないでください。有益で創造的なメールの件名を書いて、数分余分に費やしてください。

私は最近、軍のベテランであり元JPモルガン・チェイスの副社長(ベストセラー作家は言うまでもありません)のカビール・セーガルからの素晴らしいメール執筆のアドバイスを読みました。

彼は軍事的な正確さで書く方法を説明するだけでなく、彼の作品はコミュニケーションの力を視野に入れています。メールが緊急だと思われる場合は、戦時中の任務があるかどうかを想像してください。

Sehgalは、すべてのCAPSのメッセージの性質を特徴付ける件名のキーワードを使用することをお勧めします。これにより、受信者は電子メールの目的をすぐに認識できます。

ビジネスの世界でも同様に機能する一般的な軍事キーワードには、次のものがあります。

  • ACTION —受信者が何らかのアクションをとる必要があります
  • SIGN —受信者の署名が必要です
  • INFO —情報提供のみを目的としています。応答もアクションも不要
  • DECISION —受信者の決定が必要
  • REQUEST —受信者から許可または承認を求めます
  • COORD —受信者による、または受信者との調整が必要です

クリエイティブになることを恐れないでください。質問、イディオム、その他の魅力的なコピーライティング技術を混ぜてください。

たとえば、

件名:メンバーシップ委員会会議

試してください:

件名:リクエスト:今週の金曜日にメンバーシップ委員会をリードしますか?

一目でわかるように、2番目の件名行はすぐに読者にあなたが望むものを伝えます。これは、特に短い回答のみが必要な場合に、おそらくより速い返信が得られることを意味します。

メールをもう一度愛することを学ぶ

メールが大好きで、メールなしで仕事をすることは想像できません。

JotFormでは、130人のチームがメールを使用して、オフィス間でシームレスに通信できます(11時間の時差をナビゲートします)。

電子メールには欠点があります。たとえば、通知ごとに感じる不安の小さな波ですが、特に、作成する各メッセージについて慎重に検討している場合は、生産性が無限に高まります。

メールマーケティングのプロのように考えることで、自分自身と受信者の時間を節約し、各メッセージの中心的な目的を達成できます。